E-Rechnung mit Odoo: XRechnung, ZUGFeRD und die Fristen 2025 bis 2028
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt schrittweise die Pflicht zum Versand. Hier lesen Sie, was das Gesetz verlangt, was Odoo im Standard dafür mitbringt und was Sie vor dem Stichtag einrichten sollten.
Veröffentlicht am 14. Oktober 2026 · Stand: Oktober 2026
Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber fasst die Rechtslage auf Basis von Umsatzsteuergesetz und BMF-Veröffentlichungen zusammen (Stand Oktober 2026). Ob und ab wann Ihr Unternehmen betroffen ist, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG für Umsätze ab 2025 neu gefasst. Eine elektronische Rechnung ist danach eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart und mit ihr interoperabel sein.
Ein PDF per E-Mail erfüllt das nicht: Es ist eine „sonstige Rechnung“. Als geeignete Formate nennt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit 2025 der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das sichtbare PDF.
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind laut BMF unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Regeln (E-Rechnungsverordnung des Bundes bzw. der Länder).
E-Rechnungspflicht: die Fristen 2025, 2027 und 2028
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr.
Seit 1. Januar 2025
Alle inländischen UnternehmenPflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Ausnahmen beim Empfang gibt es nicht, auch nicht für Kleinunternehmer.
Bis 31. Dezember 2026
Alle RechnungsausstellerÜbergangsphase: Statt einer E-Rechnung darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Papier ist immer zulässig, ein anderes elektronisches Format (z. B. PDF per E-Mail) nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit Vorjahres-Gesamtumsatz über 800.000 €Für Umsätze ab 2027 an inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen ausgestellt werden. Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen für Umsätze in 2027 noch Papier oder (mit Zustimmung) andere elektronische Formate nutzen. Bestehende EDI-Verfahren sind bis Ende 2027 zulässig.
Ab 1. Januar 2028
Alle Unternehmen im inländischen B2B-GeschäftDie Übergangsregeln laufen aus. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen.
Was Odoo im Standard unterstützt
Die deutsche Lokalisierung (Modul „Germany – Accounting“, l10n_de) setzt auf dem Modul account_edi_ubl_cii auf, das automatisch mitinstalliert wird. Es ist Teil des öffentlichen Odoo-Quellcodes, auch in der aktuellen Hauptversion Odoo 20, und deckt die für Deutschland relevanten Formate ab:
- XRechnung (UBL): verfügbar für deutsche Unternehmen und auch über Peppol versendbar. Ist beim Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt, schlägt Odoo automatisch XRechnung vor.
- ZUGFeRD / Factur-X (CII): PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Empfänger, die weiterhin ein lesbares PDF erwarten.
- Peppol: Odoo ist selbst Peppol-Access-Point. Die Registrierung ist laut Dokumentation kostenlos, auch in Community verfügbar, und Deutschland gehört zu den zugelassenen Ländern. Unterstützte Formate sind unter anderem BIS Billing 3.0 und XRechnung CIUS.
- Empfang: Das Modul liest UBL- und CII-Dateien auch ein. Eingangsrechnungen kommen über einen E-Mail-Alias, per Upload oder über Peppol direkt in das Einkaufsjournal.
In der Praxis hinterlegen Sie das gewünschte Format im Kundenstamm (Reiter Buchhaltung, Feld Format). Beim Versand einer gebuchten Rechnung über „Senden“ erzeugt Odoo die passende XML-Datei und hängt sie an.
So bereiten Sie Odoo auf die E-Rechnungspflicht vor
Die Formate sind vorhanden. Ob die Rechnungen fachlich korrekt sind, hängt an Ihren Stammdaten und Prozessen. Diese Punkte sollten vor 2027 erledigt sein:
Stammdaten
Vollständige Adressen, USt-IdNr. und Steuernummer im Unternehmen, bei Behördenkunden die Leitweg-ID. Fehlende Pflichtangaben fallen bei strukturierten Rechnungen sofort auf.
Format je Kunde
Klären Sie mit wichtigen Kunden, ob sie XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol bevorzugen, und hinterlegen Sie das Format im Kundenstamm.
Testläufe
Erzeugen Sie Testrechnungen und lassen Sie die XML-Dateien validieren, bevor Sie umstellen. Für Peppol bietet Odoo einen Demo-Modus.
Empfang und Archiv
Richten Sie einen festen Eingangskanal ein und klären Sie mit dem Steuerberater die Archivierung. Wie die Belege anschließend zu DATEV kommen, lesen Sie im Ratgeber Odoo und DATEV.
Wenn Sie Odoo neu einführen, gehört die E-Rechnung bei uns zur Einrichtung der Buchhaltung, etwa im Starter-Paket oder im Business-Paket. Was Lizenz und Einführung insgesamt kosten, zeigt der Ratgeber Odoo Kosten. Wie die Rechnungsstellung im Alltag aussehen kann, sehen Sie in der Referenz Bavaria Heizungstechnik.
Häufige Fragen
Kann Odoo XRechnung und ZUGFeRD erzeugen?
Ja. Das Modul „Import/Export electronic invoices with UBL/CII“ (account_edi_ubl_cii) gehört zum Odoo-Standard und wird mit der deutschen Lokalisierung installiert. Es bietet für deutsche Unternehmen die Formate „Germany (XRechnung)“ und „Germany (ZUGFeRD)“ sowie Peppol BIS Billing 3.0. Das Format wird pro Kunde hinterlegt und beim Versand der Rechnung erzeugt.
Ist ein PDF per E-Mail noch eine gültige Rechnung?
Seit 1. Januar 2025 ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Sie ist in der Übergangszeit bis Ende 2026 (bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027) mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Danach gilt im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich die E-Rechnungspflicht.
Muss ich auch an Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Endverbraucher bleibt die bisherige Praxis möglich. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ausgenommen.
Brauche ich für die E-Rechnung Odoo Enterprise?
Für das Erzeugen und Einlesen von XRechnung und ZUGFeRD nicht zwingend: Das Modul account_edi_ubl_cii ist Teil des öffentlichen Community-Quellcodes. Auch die Peppol-Registrierung ist laut Odoo-Dokumentation kostenlos und in Community verfügbar. Für die vollständige Buchhaltung, Finanzberichte und den DATEV-Export brauchen Sie dagegen eine Enterprise-Lizenz.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Laut BMF gilt umsatzsteuerlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG). Mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Klären Sie Details zur Archivierung mit Ihrem Steuerberater.
Ersetzt diese Seite eine steuerliche Beratung?
Nein. Wir erklären die Rechtslage und die technische Umsetzung in Odoo nach bestem Wissen, Stand Oktober 2026. Ob und ab wann Ihr Unternehmen betroffen ist und welche Ausnahmen greifen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung (ergänzt das Schreiben vom 15. Oktober 2024)
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelungen
- Odoo-Dokumentation: Electronic invoicing und Peppol
- Odoo-Quellcode: Modul account_edi_ubl_cii (Odoo 20)
Stand: Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
E-Rechnung in Odoo sauber einrichten
Wir prüfen Ihre Stammdaten, richten XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol ein und stimmen die Übergabe an Ihren Steuerberater ab.