Odoo für Dienstleister, Agenturen und Projektgeschäft
Projekte, Zeiten, Rechnungen: In vielen Dienstleistungsunternehmen läuft das über drei verschiedene Tools. Odoo verbindet Vertrieb, Projekt, Zeiterfassung, Planung, Support und Buchhaltung, damit Sie den Stand jedes Projekts kennen und ohne Nacharbeit abrechnen.
Diese Seite richtet sich an Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister sowie Ingenieur- und Planungsbüros, die nach Zeit, Festpreis, Meilenstein oder im Abonnement abrechnen.
Typische Probleme im Projektgeschäft
Im Dienstleistungsgeschäft ist Zeit das Produkt. Wo sie nicht sauber erfasst und abgerechnet wird, fehlt der Gewinn:
Drei Tools für einen Auftrag
Angebote in Word, Projekte in einem Aufgabentool, Zeiten in einer eigenen App, Rechnungen im Buchhaltungsprogramm. Zwischen allen wird kopiert.
Budget erst am Ende sichtbar
Ob ein Festpreisprojekt Geld verdient, zeigt sich erst bei der Schlussrechnung. Dann ist es zu spät zum Gegensteuern.
Stunden gehen verloren
Zeiten werden am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen. Was nicht erfasst ist, wird nicht abgerechnet.
Abrechnung mit Verzug
Die Monatsabrechnung bindet Tage, weil Zeiten, Spesen und Leistungsnachweise erst zusammengeführt werden müssen.
Auslastung unklar
Wer hat nächste Woche Kapazität? Die Antwort steht in mehreren Kalendern oder im Kopf der Teamleitung.
Support im Postfach
Kundenanfragen nach Projektende landen in persönlichen Postfächern. Reaktionszeiten und Aufwand sind nicht messbar.
Welche Odoo-App macht was für Dienstleister
Der Kern ist die Kette Verkauf, Projekt, Zeiterfassung, Rechnung. Planung, Helpdesk und Abonnements ergänzen sie je nach Geschäftsmodell.
CRM
Vertriebspipeline vom Erstkontakt bis zum unterschriebenen Angebot, mit Wiedervorlagen und erwarteten Umsätzen.
Verkauf
Angebote aus Leistungsbausteinen. Jedes Dienstleistungsprodukt hat eine Abrechnungsregel: Festpreis, nach erfasster Zeit oder nach Meilensteinen. Mit der Bestätigung kann Odoo automatisch Projekt und Aufgaben anlegen.
Projekt
Aufgaben, Phasen, Meilensteine und Fristen. Die Projektübersicht zeigt geplante und erfasste Stunden sowie Umsatz und Kosten des Projekts.
Zeiterfassung
Zeiten per Timer, Wochenansicht oder Smartphone direkt auf Aufgabe oder Ticket buchen. Freigegebene Zeiten fließen in die Rechnung.
Planung
Mitarbeiter nach Rolle und Projekt einplanen, Auslastung und freie Kapazität pro Woche sehen.
Helpdesk
Tickets aus E-Mail, Formular oder Live-Chat mit Teams, Prioritäten und Service-Level-Vorgaben. Zeit auf Tickets kann erfasst und abgerechnet werden.
Abonnements
Wiederkehrende Leistungen wie Wartungs- oder Betreuungsverträge werden automatisch monatlich oder jährlich in Rechnung gestellt.
Spesen, Dokumente, Buchhaltung
Belege erfassen und Spesen an Kunden weiterberechnen, Dokumente zentral ablegen, Rechnungen, Bankabgleich und DATEV-Export in der Buchhaltung.
Typische Odoo-Module für Dienstleister
Beispiel: ein Agenturprojekt von der Anfrage bis DATEV
So läuft ein Projekt mit gemischter Abrechnung in einem typisch eingerichteten Odoo.
- Schritt 01
Anfrage
Ein Kunde fragt einen Website-Relaunch an. Die Anfrage wird im CRM als Verkaufschance mit erwartetem Volumen erfasst.
- Schritt 02
Angebot
Das Angebot kombiniert ein Konzept zum Festpreis, die Umsetzung nach Meilensteinen und Änderungswünsche nach Aufwand.
- Schritt 03
Auftrag
Mit der Bestätigung legt Odoo das Projekt mit Aufgaben und Meilensteinen an. Budget und Stundenkontingent sind hinterlegt.
- Schritt 04
Planung
Die Projektleitung plant Designerin, Entwickler und Texter in der Planung ein und sieht Engpässe vor Projektstart.
- Schritt 05
Umsetzung
Das Team arbeitet an den Aufgaben, Dokumente und Freigaben liegen am Projekt. Der Kunde kann über das Portal Status und Aufgaben sehen.
- Schritt 06
Zeiterfassung
Jede Stunde wird auf die Aufgabe gebucht. Die Projektübersicht zeigt laufend, wie viel vom Budget verbraucht ist.
- Schritt 07
Rechnung
Erreichte Meilensteine und erfasste Stunden werden zur Rechnung, bei Geschäftskunden als E-Rechnung.
- Schritt 08
DATEV
Zahlungseingänge werden über den Bankabgleich zugeordnet, die Buchungen gehen per DATEV-Export an die Kanzlei.
Integrationen: DATEV, E-Rechnung, Kalender
DATEV: Ihre Kanzlei arbeitet weiter in DATEV. Odoo übergibt Buchungen und Belege per DATEV-Export. Mehr im Ratgeber Odoo und DATEV.
E-Rechnung: Wer an Unternehmen abrechnet, muss E-Rechnungen empfangen und künftig auch ausstellen. Odoo erzeugt strukturierte Rechnungen, unter anderem im Format XRechnung. Details im Ratgeber E-Rechnung mit Odoo.
Kalender und E-Mail: Odoo lässt sich mit Google- und Outlook-Kalendern synchronisieren. E-Mails an Projekt- oder Helpdesk-Adressen werden automatisch zu Aufgaben oder Tickets.
Welches Paket passt?
Bis 10 Mitarbeiter: Das Starter-Paket (7.500 € einmalig) bringt Angebote, Aufträge, Rechnungen und Kontakte in 6 bis 8 Wochen in Odoo. Für die laufende Betreuung empfehlen wir den Foundation-Retainer für 990 € im Monat.
10 bis 50 Mitarbeiter: Mit Planung, Helpdesk, Abonnements und mehreren Teams ist das Business-Paket (19.750 € einmalig plus Growth-Retainer für 2.390 € im Monat) die typische Wahl, inklusive Prozessanalyse-Workshop und 25 Stunden individuelle Anpassungen.
Jedes Paket beginnt mit der Prozessanalyse. Für die Zeit nach dem Go-Live gibt es die Retainer.
Häufige Fragen
Für welche Dienstleister eignet sich Odoo?
Für Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Ingenieur- und Planungsbüros und andere Unternehmen, die Projekte oder laufende Betreuung verkaufen und nach Zeit, Festpreis, Meilenstein oder Abonnement abrechnen.
Kann ich Festpreis und Abrechnung nach Aufwand im selben Projekt mischen?
Ja. Die Abrechnungsregel hängt am einzelnen Dienstleistungsprodukt, nicht am Projekt. Ein Auftrag kann deshalb Festpreis-, Meilenstein- und Aufwandspositionen enthalten, die jeweils korrekt in die Rechnung laufen.
Ersetzt Odoo unser Projekt- und Zeiterfassungstool?
In den meisten Fällen ja. Projekt, Zeiterfassung und Planung decken die üblichen Anforderungen ab, und die Zeiten landen ohne Export in der Rechnung. Ob Sonderfunktionen Ihres bisherigen Tools fehlen, prüfen wir in der Prozessanalyse, bevor Sie umstellen.
Wie rechnet Odoo Retainer und Betreuungsverträge ab?
Über die App Abonnements: Sie legen Laufzeit, Intervall und Preis fest, Odoo erstellt die Rechnungen automatisch. Zusätzliche Stunden außerhalb des Kontingents können über die Zeiterfassung separat abgerechnet werden.
Funktioniert das mit DATEV und E-Rechnung?
Ja. Odoo enthält einen DATEV-Export für Buchungen und Belege und erzeugt strukturierte E-Rechnungen, unter anderem im Format XRechnung. Details stehen in unseren Ratgebern zu DATEV und E-Rechnung.
Angaben zu Odoo-Funktionen laut offizieller Odoo-Dokumentation, Stand: Oktober 2026: Abrechnung nach Zeit und Material, Abrechnung nach Meilensteinen, Helpdesk-Zeiten abrechnen, Abonnements, Spesen.
Projekte im Griff, Rechnungen pünktlich
Lassen Sie uns herausfinden, ob Odoo zu Ihrem Dienstleistungsbetrieb passt.